Alrededor de ochenta servidores públicos a cargo de los archivos de la Fiscalía General del Estado (FGE) fueron capacitados por el responsable de la Unidad de Gestión Documental y Archivo de la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (Arcotel), Marco Díaz, sobre la definición e importancia de los archivos, su digitalización, los archivos de gestión y archivos pasivos, entre otros temas. El taller se realizó el 21 de noviembre, en la sala de capacitación de la FGE.

En la capacitación también se indicó las ventajas y beneficios de la digitalización de documentos, tales como:

• Preservación documental para evitar la pérdida y adulteración de información;
• Seguridad de la información;
• Reducción de costos;
• Acceso vía web;
• Automatización y aceleramiento de los procesos;
• Validez legal;
• Inversión rentable;
• Fácil y económica transferencia de información,
• Evitar glosas o multas por pérdida de información;
• Mejoramiento en la estética en oficinas; entre otros.

El capacitador considera que los archivos, de acuerdo a lo señalado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y la Norma Técnica de gestión documental y archivo, constituyen la memoria de las instituciones, la cual debe administrarse y preservarse a fin de asegurar el cumplimiento normativo de los requisitos de autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente y transparente.

En el taller de gestión documental y archivo se informó que las normativas señaladas obligan a las instituciones públicas a digitalizar los archivos y convertirlos en “metadatas”, para que pueda ser localizable en el tiempo.

La Arcotel considera que es importante aunar esfuerzos entre las instituciones públicas para compartir conocimientos y experiencias sobre la gestión documental.